Come rendere più efficienti le riunioni in fabbrica?

Gli strumenti moderni che elaborano i dati in tempo reale, o i cruscotti pronti all'uso, possono rendere le riunioni molto efficaci ed evitare problemi di gestione del tempo. È importante che le riunioni siano ben pianificate per evitare di sottrarre ore di lavoro preziose da destinare alla produzione. L'implementazione di questi strumenti migliorerà il trasferimento delle informazioni e ridurrà il tempo necessario per preparare una riunione.  

Cause di riunioni di officina non efficaci

Le ragioni per cui le riunioni sono inefficaci sono molte e vanno oltre la mancanza di strumenti moderni. Che cosa può avere un impatto?

• Dati tardivi, imprecisi, incompleti o mancanti. la mancanza di un sistema che fornisca dati in tempo reale direttamente dalla produzione implica che i dati dei turni precedenti o di quelli appena conclusi non possono essere facilmente analizzati e valutati per miglioramenti o commenti nel prossimo futuro. Ciò rende difficile l'attuazione di suggerimenti legittimi per migliorare il flusso di lavoro sulla linea di produzione.
• Nessun ordine del giorno e orario definito per la riunione. Il lungo tempo speso per discussioni non produttive e fuori tema può essere facilmente evitato fornendo a tutti i dipendenti informazioni dettagliate sulle questioni da discutere durante il tempo assegnato.
• Mancanza di note e conclusioni aggregate è facile dimenticare la storia delle riunioni passate o ciò che è stato concordato o suggerito in precedenza. Questo problema può essere facilmente risolto prendendo appunti digitali che possono essere trascritti e consultati da tutte le parti interessate.
• I preparativi spesso richiedono più tempo di una vera riunione. ad esempio, la raccolta dei dati di produzione dei partecipanti può richiedere molto tempo. Questo può essere evitato pianificando in anticipo e delegando i compiti, se necessario, per garantire che i lavoratori in officina rimangano concentrati sul lavoro da svolgere. MES è uno strumento particolarmente efficiente per raccogliere automaticamente i dati in tempo reale da elaborare.
• Strumenti come le lavagne bianche possono rivelarsi obsoleti. Anche se l'esborso iniziale può essere elevato, i cruscotti pronti all'uso rendono le riunioni più agili e facilitano la preparazione.

 

Riunioni interattive: come aumentare il coinvolgimento nelle riunioni quotidiane?

Le riunioni digitalizzate, o riunioni interattive come vengono chiamate in ANT, sono la chiave per rendere le riunioni quotidiane più efficienti e interessanti per i partecipanti. La possibilità di vedere in tempo reale i dati relativi ai miglioramenti o ai potenziali problemi è incoraggiante per i dipendenti e permette loro di capire perché e dove sono necessari i cambiamenti o dove le cose funzionano bene. Se le riunioni sono organizzate con schermi touch screen da 65 pollici, la visibilità e la chiarezza dei dati aumentano. I dipendenti sono quindi in grado di assorbire i dati e di digerirli più facilmente, il che significa che i cambiamenti possono essere implementati rapidamente, migliorando così i flussi di lavoro. La preparazione dei dati di produzione può richiedere molto tempo. I dati aggregati in tempo reale sono pronti per essere visualizzati in pochi clic, riducendo così la perdita di tempo per la preparazione. Questo vale anche per i modelli pronti all'uso preparati in anticipo per i giornalieri o i cambi turno, che aumentano la produttività perché si concentrano sui dati più importanti. Per facilitare questi compiti, è possibile utilizzare gli strumenti di trascinamento per preparare i modelli. Inoltre, l'implementazione di un ordine del giorno preciso con l'indicazione dell'ora aiuterà a rispettare i tempi della riunione. È utile anche fornire ai partecipanti una copia dell'ordine del giorno della riunione, in modo che siano consapevoli degli argomenti da discutere e del momento in cui è opportuno porre domande. I dati e i numeri semplici influiscono negativamente sulla ricezione delle presentazioni e non sono facilmente digeribili. Per migliorare la comprensione dei temi presentati e delle sfide quotidiane che i dipendenti devono affrontare, vale la pena di implementare la visualizzazione dei dati sotto forma di foto, registrazioni e grafici di facile lettura. In questo modo è possibile introdurre cambiamenti e miglioramenti con maggiore efficienza. Inoltre, scegliendo di introdurre forme interattive di riunione e rendendole più interessanti fornendo informazioni in formato digitale, si riduce la documentazione cartacea. La possibilità di interagire con lo schermo influisce sulla dinamica della riunione e consente di apportare modifiche al volo. Utilizzando schermi con interfaccia tattile, come avviene in ANT, i dati e le note possono essere direttamente registrati, aggregati, archiviati e inviati ai partecipanti dopo ogni riunione. Ciò significa che possono essere richiamati quando necessario e possono persino fungere da punto di riferimento, eliminando così la necessità di creare materiale di riferimento separato.  

Vantaggi dell'implementazione delle Riunioni interattive

Come si può vedere, i vantaggi di rendere più efficienti le riunioni in officina attraverso l'introduzione di strumenti digitali sono molteplici. Il fattore più importante influenzato dagli strumenti digitali è la riduzione delle perdite di tempo durante le riunioni aziendali. Si stima che elementi come i cruscotti pronti all'uso possano aiutare a risparmiare fino all' 85% del tempo totale precedentemente destinato alla preparazione delle riunioni. Ciò significa che questo tempo può essere riassegnato ad altre aree più urgenti, come i modi per migliorare il processo produttivo stesso. Inoltre, si ritiene che gli strumenti digitali possano ridurre i tempi di passaggio dei turni fino al 50%. Questo non solo migliora la soddisfazione dei dipendenti, ma garantisce anche ritardi minimi nella produzione. In molti casi, i passaggi di consegne faccia a faccia diventano obsoleti e gli operatori possono semplicemente comunicare qualsiasi problema o modifica di cui essere a conoscenza tramite mezzi digitali. La nostra esperienza ci dice anche che l'uso di strumenti digitali spesso aumenta il coinvolgimento nelle riunioni, indipendentemente dalla loro frequenza. Un maggiore coinvolgimento dei dipendenti durante le riunioni garantisce che i problemi vengano espressi e risolti in modo rapido ed efficiente, evitando che si accumulino nel tempo. Infine, ma non per questo meno importante, in ANT sappiamo che l'uso di strumenti digitali per le riunioni migliora la comunicazione tra i vari reparti senza la necessità che tutte le parti interessate siano fisicamente presenti. L'uso di strumenti digitali consente infatti di condividere facilmente i materiali utilizzati e le questioni discusse con altri reparti attraverso la condivisione di documenti. Per ulteriori informazioni su come gli strumenti digitali di ANT possono contribuire a rendere più efficienti le riunioni, contattateci.